Mobiltelefonen är ett självklart arbetsredskap på många företag. Den används för samtal och mejl, men också för inloggningar, dokument, kundkontakter och olika appar som behövs i arbetet. Samtidigt är det inte alltid lika självklart vem som får en tjänstetelefon, om den får användas privat eller vem som står för kostnader som uppstår utanför det vanliga abonnemanget.
En mobilpolicy samlar företagets regler på ett ställe. Den behöver inte vara särskilt lång eller komplicerad. För ett mindre företag kan ett par sidor vara fullt tillräckligt, så länge de viktigaste frågorna finns med.
Här går vi igenom vad en mobilpolicy kan innehålla och vad som är bra att tänka på när den tas fram.Längre ner på sidan finns även en färdig mall som kan laddas ner och anpassas efter företagets verksamhet.
Vad är en mobilpolicy?
En mobilpolicy är ett internt dokument som beskriver hur företagets mobiltelefoner och mobilabonnemang får användas.
Policyn kan exempelvis ange vilka anställda som har rätt till tjänstemobil, om privat användning är tillåten och vad som gäller vid utlandsresor. Den kan också innehålla regler för säkerhet, appar, skador och återlämning av telefonen när en anställning avslutas.
Det viktiga är framför allt att reglerna är tydliga. Om företaget har tio anställda med tjänstemobil bör inte tio personer behöva göra sin egen tolkning av vad företaget betalar för och hur telefonerna får användas.
Varför kan företaget behöva en mobilpolicy?
På ett litet företag fungerar det ofta bra att komma överens muntligt. När verksamheten växer blir det svårare.
En anställd kanske använder tjänstetelefonen som sin privata telefon, medan en annan tror att det är förbjudet. Någon beställer extra surf på semestern och en tredje använder företagets SIM-kort under en resa utanför EU.
Det behöver inte handla om stora belopp för att skapa onödiga frågor och extra administration.
En tydlig policy gör det enklare för både arbetsgivaren och den anställde att veta vad som gäller. Den kan dessutom vara en del av företagets säkerhetsarbete eftersom dagens mobiltelefoner ofta innehåller betydligt mer företagsinformation än bara telefonnummer.
Vad bör finnas med i en mobilpolicy?
Det finns ingen mobilpolicy som passar alla företag. En säljorganisation där personalen reser mycket har andra behov än ett företag där telefonerna nästan bara används på kontoret.
Några frågor är ändå relevanta för de flesta verksamheter.
Vem får en tjänstemobil?
Börja med att bestämma när företaget tillhandahåller en mobiltelefon.
Det kan exempelvis vara kopplat till en viss befattning eller till att den anställde behöver vara nåbar eller använda mobilen regelbundet i arbetet. Policyn bör också ange vem som beslutar om inköp och vilken typ av telefon företaget normalt erbjuder.
Det är bra att dokumentera vilken utrustning som lämnas ut. Förutom telefonmodell kan företaget anteckna exempelvis IMEI- eller serienummer, telefonnummer, SIM-kort och tillbehör.
Det gör det betydligt enklare att hålla reda på utrustningen, framför allt när någon byter telefon eller slutar på företaget.
Vilket mobilabonnemang ska användas?
Det behöver inte vara samma abonnemang för alla anställda.
En person som nästan alltid arbetar via wifi kan behöva relativt lite mobildata, medan en resande säljare kan ha helt andra behov. Titta därför på sådant som surfmängd, täckning, roaming och bindningstid innan företaget väljer operatör.
Ett enkelt råd är: jämför mobilabonnemang innan nya avtal tecknas eller gamla abonnemang förlängs. Priser och villkor förändras över tid, och ett abonnemang som passade verksamheten för några år sedan behöver inte fortfarande vara det bästa alternativet.
Policyn bör dessutom ange vem som får beställa nya abonnemang och tilläggstjänster. På så sätt undviker man att anställda själva ingår avtal som sedan hamnar på företagets faktura.
Får tjänstetelefonen användas privat?
Det här är en av frågorna som bör besvaras tydligt.
Ett företag kan exempelvis tillåta normal privat användning så länge den inte medför några betydande merkostnader. Ett annat företag kan bestämma att telefonen endast ska användas i arbetet.
Det finns även skatteregler att ta hänsyn till. En mobiltelefon och ett abonnemang som arbetsgivaren tillhandahåller kan under vissa förutsättningar vara ett skattefritt arbetsredskap. Bland annat har det betydelse om utrustningen är av väsentlig betydelse för arbetet och hur den privata nyttan ser ut.
Företagets regler bör därför anpassas efter hur telefonerna faktiskt används.
Tjänster som debiteras separat utöver abonnemangets vanliga avgift kan också behöva hanteras annorlunda än samtal, surf och andra tjänster som redan ingår.
Bestäm vad som gäller utomlands
Roaming inom EU och EES har gjort mobilanvändning på resor betydligt enklare. Utanför området kan situationen se helt annorlunda ut och kostnaderna snabbt bli höga.
En mobilpolicy kan därför ange om den anställde får använda roaming utanför EU/EES och när ett särskilt roamingpaket, lokalt SIM-kort eller eSIM ska användas.
För företag där personalen regelbundet reser internationellt kan det vara värt att ha mer detaljerade regler. För andra räcker det kanske att den anställde ska kontakta sin chef innan företagets abonnemang används utanför EU/EES.
Det kan även vara bra att bestämma vem som ansvarar för att kontrollera kostnader och villkor inför en tjänsteresa.
Regler för appar och köp
Det är lätt att glömma att kostnader kan uppstå på andra sätt än genom själva mobilabonnemanget.
Appar, molntjänster, köp i appar och olika prenumerationer kan i vissa fall debiteras företaget. Policyn kan därför ange vilka köp den anställde får göra själv och vilka som först måste godkännas.
Företaget kan också bestämma vilka typer av appar som får installeras på en telefon som används i arbetet.
Det är särskilt relevant om telefonen innehåller kundinformation, arbetsrelaterade dokument eller ger tillgång till företagets interna system.
Glöm inte säkerheten
En borttappad mobiltelefon kan vara ett större problem än kostnaden för själva telefonen.
Enheten kan innehålla mejl, kunduppgifter, autentiseringsappar, sparade inloggningar och dokument. Därför bör även grundläggande säkerhetsregler finnas med i mobilpolicyn.
Det kan exempelvis handla om att telefonen ska ha skärmlås och att operativsystem och säkerhetsuppdateringar ska hållas aktuella.
Anställda bör också veta vad de ska göra om telefonen försvinner.
Företaget kan behöva spärra SIM-kortet, återkalla inloggningar eller fjärradera företagsinformation. Ju snabbare rätt person får information om vad som har hänt, desto större är möjligheten att begränsa konsekvenserna.
Var försiktig med kontroll av anställdas mobiler
Att företaget äger telefonen innebär inte automatiskt att arbetsgivaren fritt kan övervaka hur den används.
Om företaget exempelvis samlar in uppgifter om position, användning eller annan information från telefonen kan personuppgifter behandlas. Då behöver bland annat dataskyddsreglerna beaktas.
En mobilpolicy bör därför inte innehålla alltför svepande formuleringar om att arbetsgivaren när som helst har rätt att kontrollera allt som finns i telefonen.
Om företaget har behov av kontroller bör det finnas ett tydligt syfte och rutiner för hur dessa genomförs. De anställda kan också behöva informeras om hur deras personuppgifter behandlas.
Vad händer om telefonen går sönder?
Telefoner tappas och skärmar går sönder. Det är därför bra om policyn beskriver vad den anställde ska göra när något händer.
Det behöver inte betyda att policyn automatiskt lägger kostnaden på den anställde. Frågan om eventuellt kostnadsansvar kan bero på omständigheterna och vilka regler och avtal som gäller.
Det viktiga i själva mobilpolicyn är framför allt att det finns en rutin. Vem ska kontaktas? Ska den trasiga telefonen lämnas in? Vem beställer en ersättningsenhet?
Samma sak gäller vid stöld. Den anställde bör veta vem som ska kontaktas så att företaget snabbt kan skydda abonnemanget och informationen i telefonen.
Återlämning när en anställd slutar
När en anställd slutar är det lätt att komma ihåg datorn men glömma SIM-kort, laddare och annan mobilutrustning.
Mobilpolicyn kan därför ange att företagets telefon, SIM-kort och tillbehör ska lämnas tillbaka när anställningen eller uppdraget upphör.
Bestäm också hur privat information ska hanteras före återlämningen.
Om privat användning är tillåten kan telefonen innehålla privata bilder, kontakter och användarkonton. Den anställde bör då få möjlighet att ta hand om sin privata information innan telefonen återställs och eventuellt lämnas vidare till nästa användare.
Följ upp företagets mobilkostnader
En mobilpolicy behöver inte bara handla om vad de anställda får och inte får göra. Den kan också hjälpa företaget att få bättre kontroll över sina kostnader.
Det är ganska lätt att fortsätta betala för samma abonnemang år efter år. Med tiden kan företaget få abonnemang som har mer surf än vad användaren behöver, onödiga tilläggstjänster eller telefonnummer som knappt används.
Gå därför gärna igenom företagets mobilkostnader med jämna mellanrum.
Kontrollera vilka abonnemang som fortfarande används, vad de kostar och om de motsvarar verksamhetens behov. För ett företag med många abonnemang kan även relativt små besparingar per telefon bli en märkbar summa under ett år.
Så tar du fram en mobilpolicy
Börja inte med att försöka skriva ett långt regelverk. Utgå i stället från hur mobiltelefonerna faktiskt används i verksamheten.
Gå igenom vilka som behöver tjänstetelefon, vilka abonnemang företaget betalar för och vilka kostnader som brukar uppstå.
Bestäm därefter vad som ska gälla för exempelvis:
- privat användning
- mobilabonnemang och tilläggstjänster
- utlandsresor och roaming
- appar och köp
- säkerhet
- förlorade eller skadade telefoner
- återlämning av utrustning
När företaget har bestämt vad som ska gälla blir själva dokumentet betydligt enklare att skriva.
Det är också bra att utse någon som ansvarar för policyn. Mobilabonnemang, arbetssätt och säkerhetskrav förändras, vilket innebär att ett dokument som skrevs för flera år sedan inte nödvändigtvis passar verksamheten idag.
För ett mindre företag kan det räcka att gå igenom policyn en gång om året eller när verksamheten förändras på ett sätt som påverkar användningen av mobiltelefoner.
Ladda ner gratis mall för mobilpolicy
Du behöver inte skriva företagets mobilpolicy från början. Här kan du ladda ner vår färdiga mall och sedan ändra innehållet efter verksamhetens egna behov.
Mallen innehåller färdiga avsnitt för bland annat:
- tjänstemobiler och utlämning av utrustning
- mobilabonnemang
- privat användning
- roaming och utlandsresor
- appar och betaltjänster
- informationssäkerhet
- förlust, stöld och skador
- återlämning av telefon och SIM-kort
- kostnadskontroll
- integritet och kontroll
Mallen är gjord i Word så att innehållet enkelt kan redigeras. Ta bort avsnitt som inte är relevanta och komplettera dokumentet med de regler som gäller på det egna företaget.